Numune Kabul Talimatı

Bu talimat, Eurofins İzmir Laboratuvarları’nda numunelerin PR-7.4 Numune Akış

Prosedürü’ne uygun olarak kabul edilmesini sağlamaya yöneliktir.

 Laboratuvar Müdürü
 Kalite Yönetim Sorumlusu
 Numune Kabul ve Raporlama Birimi  Laboratuvar Birim Sorumluları
 Analistler

3.1. Uygulamalar

Laboratuvara numuneler elden ya da kargo yolu ile gelmektedir. Laboratuvara elden gelen numuneler direkt Numune Kabul ve Raporlama Birimine teslim edilir. Laboratuvara elden numune gelmesi iki yolla olmaktadır;

 İsimleri ilgili bakanlık birimine bildirilmiş ve laboratuvar adına numune almaya yetkili personel tarafından ilgili birimden numunenin alınması

 Özel istek numunelerin ilgili firma personeli tarafından ya da Eurofins İzmir satış birimi personelleri tarafından müşteri merkezinden alınıp laboratuvara getirilmesi

Kargo ile gelen numuneler öncelikli olarak gelen kargo alanına alınır ve analiz talebine bağlı olarak değerlendirilir.

Yapılması istenilen analizlerin açıkça ifade edilip edilmediğinin ve laboratuvarda yapılabilirliği PR-7.1 Talep, Teklif ve Sözleşmelerin Gözden Geçirilmesi Prosedürü’ne göre uygulanır.

Numune analize alınana kadar numunenin laboratuvara kabul edildiği şartları stabil tutulmalıdır. Kontaminasyon riskini elimine etmek için, numune kabul süresince numuneler laboratuvar birimlerine göre ayrı ayrı tanımlanan kap ve raflarda muhafaza edilir. Mikrobiyoloji analizlerinde doğal florasında patojen olma riski olan numuneler (çiğ) yüksek riskli, paketlenmiş ürünler ise düşük riskli olarak kabul edilmektedir. Bu nedenle, mikrobiyoloji analiz talebi olan numuneler yüksek riskli ve düşük riskli olarak ayrılan kaplar içerisinde muhafaza edilir.

3.1.1. Evrak Kontrolü
Özel istek numunelerinde, müşteri tarafından sağlanan analiz talebi F-7.1-001 Analiz Talep Formu veya Eurofins OnLine (EOL) sistemi üzerinden alınır. Analiz talep bilgileri olmayan numuneler için Numune Kabul ve Raporlama Ekibi tarafından ilgili bilgiler müşteriden talepedilir ve analiz talep bilgileri sağlanıncaya kadar numune kaydı yapılmaz. Uzun dönemli projelerde gelen numunelerin numune kaydı sözleşme şartları ve/veya müşterinin mail ile göndermiş olduğu talepler doğrultusunda yapılır.

Gelen analiz talepleri, Eurofins İzmir Onaylı Faaliyet Listesi ve Akreditasyon Belgesi kapsamında değerlendirilir. Onaylı Faaliyet Listesi kapsamında olmayan analizler için numune kabulü gerçekleştirilmez ve müşteriye bilgi verilir.

Resmi istek numunelerinde, gönderilen numunelerin evrak kontrolü yapılırken resmi tutanak ya da ön bildirim yazısı dikkate alınır. İlgili yazılarda imza ve kaşe kontrolü yapılmalıdır. Numune kabulü yapılmadan önce, numunenin mühür ve bakanlık ambalajının bozulup bozulmadığına bakılır, ardından tutanak / ön yazıda yer alan numune bilgileri ile numune karşılaştırılır. Bir tutarsızlık durumunda derhal yetkili memur ile irtibata geçilir. Bir tutarsızlık yok ise numune kabul edilir. Ek olarak, raporlama öncesi numune bilgileri bakanlığın resmi programı Gıda Güvenliği Bilgi Sistemi (GGBS) üzerinden de kontrol edilmelidir.

3.1.1. Fiziksel Kontrol

Laboratuvara analiz talebiyle gelen numunelerin ilk kontrolleri Numune Kabul ve Raporlama Birimi Sorumlusu/personeli tarafından yapılır.

Numunenin analize alınabilmesi için aşağıdaki numune kabul kriterlerini sağlamalıdır;

 Resmi numune üzerindeki mühür kesinlikle yırtık ve delik olmamalıdır.
 Numune ambalajı hasar görmemiş ağzı açılmamış olmalıdır.
 Sıvı numuneler ambalajı dışına sızmamalıdır.
 Soğuk zincir ile geldiyse soğuk zincir kırılmamış olmalıdır.
 Numunelerin üzerindeki tanımlayıcı bilgiler okunaklı olmalıdır.
 Numune istenilen analizlere yetecek ve laboratuvarın saklamasına imkan verecek
miktarda olmalıdır.
 İstenen analizin uygulanabileceği matris grubuna uygun olmalıdır.
 Demir analizi için gelen numuneler metal kaplarda kabul edilmemelidir.
 Kükürtdioksit analizi için, sıvı ürünlerde kükürtdioksitin uçucu olması nedeniyle
numune orijinal ambalajında veya hava alımı engellenmiş, ağzı sıkıca kapatılmış
ambalajda olmalıdır.
 Mikotoksinler (Aflatoksin B1, Toplam, Aflatoksin M1, DON, ZON, Okratoksin A, Patulin)
analizleri için, ürün miktarı ilgili tebliğde belirtilen değerlere uygun olmalıdır. Orijinal ambalajında veya hava alımı engellenmiş, ağzı sıkıca kapatılmış ambalajda olmalıdır. Gözle görülebilir küf içermemelidir. Aflatoksinler ultraviyole ışıktan etkilendiği için gerekli önlemlerin alınıp alınmadığı kontrol edilmelidir.
 Nem analizi için numune orijinal ambalajında veya hava alımı engellenmiş, ağzı sıkıca kapatılmış ambalajda olmalıdır. Not: Ekmek gibi çabuk nem değişimine uğrayan örneklerde kayıt seri şekilde yapılıp analizi yapacak birime hemen gönderimi sağlanmalıdır.
 Serbest yağ asitliği ve Peroksit tayini için, numune orijinal ambalajında veya hava alımı engellenmiş, ağzı sıkıca kapatılmış ambalajda olmalıdır. Numune sıcaklığı 40 ̊C’ yi geçmemelidir. Not: Numuneler UV ışığına maruz bırakılmamalıdır.
 Mikrobiyoloji analizlerinde mümkünse numune orjinal ambalajında laboratuvara ulaştırılmalıdır. Numune, tek kullanımlık steril torbalarda teslim edilecek ise torbanın ağzı kapalı, hava almayacak şekilde olmalıdır.
 Kullanım suyunda mikrobiyolojik analiz taleplerinde numune gönderimi steril şişe ile yapılmalıdır. Numune şişeleri sızdırmaz özellikte olmalıdır. Sterilitesi bozulmuş, kırık- çatlak ve/veya sızdırma yapan şişelere ait numuneler kabul edilmemelidir.
 Çevresel örnekleme yapılan mikrobiyoloji analizlerinde swab numunesi kuru olmamalıdır.
 Sterilite Kontrolü analizi için gelen numunelerde; teneke kutular paslı, hatalı, bombajlı veya sızıntılı olmamalıdır. Cam kavanozlarda kapak; yamuk, arızalı veya sızıntılı olmamalı ve cam kısmında çatlaklar bulunmamalıdır. Diğer ambalajlarda ise bombaj, sızıntı, çatlama gibi kusurlar olmamalıdır.
 Numunenin gönderildiği kap, analizi olumsuz yönde etkileyebilecek şekilde numune ile etkileşime girmemiş olmaldır.
3.1.2. Sıcaklık Kontrolü
Sıcaklık kontrolleri IR termometre ile yapılır, Laboratuvar Numune İzleme Sistemi ile kayıt altına alınır. Gelen numuneler için sıcaklık kabul kriterleri Tablo 1’de tanımlanmıştır. Belirtilen değerlerden sapma mevcutsa müşteri ile iletişime geçilerek şartlı kabul veya red süreci takip edilmelidir.

NUMUNE KABUL TALİMATI
Numune kabul Raporlama birim personeli tarafından numunenin analiz için yeterli miktarda olup olmadığını terazi ile tartarak kontrol eder. Gerekli olan numune miktarları F-7.4-007 Analiz Süreleri ve Numune Miktarları Formu’nda bulunmaktadır. Analiz için yeterli miktarda olmayan numunelerde ise müşteri bilgilendirilir. Müşterinin onayı alındıktan sonra numune şartlı kabul edilerek analize alınır.

3.2. Numunenin Kabulü veya İadesi
Belirtilen şartları sağlayan numuneler Numune Kabul ve Raporlama Birim Sorumlusu/Personeli tarafından kaydedilir.
Belirtilen kriterlerden herhangi birine uyum sağlamayan numune için, müşteri bilgilendirilir. Müşterinin onayını içeren feragat beyanı ile numune şartlı kabul edilerek analize alınır ya da F- 7.4-001 Numune İade Defteri kaydedilerek müşteriye iade edilir. Numunenin iadesinde müşterinin isteği dikkate alınarak posta-kargo kullanılabilir.
3.3. Numunenin İlgili Laboratuvar Bölümlerine Sevki
Numune üzerine barkod yapıştırıldıktan sonra talep edilen analizlere göre laboratuvar birimlerine teslim edilir. Numune tesliminde analizi varsa öncelik sırası mikrobiyoloji analiz laboratuvarındadır. (Eğer rutubet gibi fiziksel analizi varsa kimyasal analiz laboratuvarından önce fiziksel analiz laboratuvarına teslim edilmelidir.) İthalat-İhracat numunelerinde, mikrobiyolojik analizler için ayrı ambalajlarda numune kabul edilir ve bu şekilde laboratuvara teslim edilmesi sağlanır.
Pestisit analizlerinin matriks seçimleri Pestisit Analizleri İçin Metot Validasyonu ve Ölçüm Belirsizliği Hesaplanmasi açıklamalı Uygulama Rehberi’nde yer alan temsili ürün grubu ve temsili matriks bilgilerine göre yapılmaktadır.
Tüm birimler teslim edilen numuneye ait talep edilen analizleri barkod sayesinde takip edebilmektedir. Böylece numuneler diğer birimlere hızlıca teslim edilir.
Laboratuvarlarda bulunan numunelere uygulanan işlemler ve hesaplamalar F-7.4-002 Analiz Detay Formu’na kaydedilerek laboratuvarda yapılan tüm işlem basamaklarının kayıt altına alınması sağlanır.